Overzicht op een kantoor met flexplekken

Als alle plekken altijd flexibel zijn, is het fijn dat sommige werkplekken soms toch op inactief kunnen worden gezet zodat we met het scrum-team een dag kunnen werken.

Over UNICEF

Als ’s werelds grootste kinderrechtenorganisatie bereikt UNICEF meer, voor meer kinderen en op meer plekken dan wie ook. Zo werken ze wereldwijd aan een betere toekomst voor ieder kind.

Medewerker van UNICEF: “Veel medewerkers van Unicef zijn onderdeel van een jong gezin en wij proberen de combinatie van werk en privé voor medewerkers met kinderen gewoon zo optimaal mogelijk maken. Unicef wil hier in ondersteunen en biedt daarom de mogelijkheid om thuis te werken wanneer dit beter past in de situatie”.

De zoektocht naar een goede tool

We spraken John van Strien, manager Tech & Data bij Unicef. Hij vertelde ons over zijn zoektocht naar een product voor het reserveren van onder andere werkplekken.

John: “Ik ben gaan Googlen om te kijken of er apps waren die ons konden ondersteunen bij het reserveren van werkplekken op kantoor. Daar vond ik onder andere BookMyDesk en een aantal andere organisaties. Ik vind het belangrijk dat het een Nederlandse app en organisatie was. Ik heb een gratis proefabonnement aangevraagd en heb samen met mijn collega de mogelijkheden bekeken. Erg laagdrempelig, gebruikers konden gemakkelijk geïmporteerd worden, het deed eigenlijk precies wat we wilden en de prijsstelling sprak ons ook nog eens aan. Omdat we het snel nodig hadden, moest het voor gebruikers makkelijk werken en eenvoudig en snel ingevoerd kunnen worden, dat kon met BookMyDesk.”

Makkelijke integratie en het is gewoon geaccepteerd

Het vinden van een geschikte tool is vaak niet het probleem, maar de invoering wel, dat moet gewoon makkelijke zijn.

John: “We hebben met de medewerkers gecommuniceerd dat we BookMyDesk gingen gebruiken. Ze hebben de app gedownload waarna ze konden inloggen. Ze hoefden geen wachtwoord te onthouden, dat vonden ze echt fantastisch. Het is gewoon geaccepteerd. Ik krijg er eigenlijk nooit veel over te horen, ze vinden het alleen maar mooi dat het kan en ze gebruiken het.”

Overzichten in Excel zijn verleden tijd

We zien het veel gebeuren; bedrijven die in Excel-bestanden bijhouden welke medewerker wanneer op kantoor komt en waar deze medewerker dan moet gaan zitten. Medewerkers hebben geen zich op wanneer een bepaalde collega op kantoor is en je kan niet je eigen werkplek kiezen. Ik heb John gevraagd naar zijn ervaring voor het reserveren van werkplekken via BookMyDesk.

John: “We hebben ingesteld dat er een maximum aantal medewerkers een werkplek mogen boeken om de nodige afstand te kunnen houden en ons aan de landelijke maatregelen te kunnen houden. Handig, want als de beschikbare plekken allemaal gereserveerd zijn kan er gewoon geen plek meer gereserveerd worden."

Blik op de toekomst

Wordt hybride werken de nieuwe manier van werken of toch weer volle bak naar kantoor? En hoe ziet het kantoor er dan uit? We vroegen het John van Unicef hoe hij de toekomst ziet in zijn organisatie.

John: “Al onze meetingrooms hebben apparatuur waarmee we hybride kunnen werken, digitale apparatuur waardoor het net is alsof je aan tafel zit met elkaar. Goed geluid en beeld, we zijn er inmiddels al aan gewend. Daarnaast is er geen gebrek aan resultaten en inzet, we hebben gemotiveerde medewerkers die zich tot het uiterste inspannen net zoals we dat op kantoor deden. Wanneer we allen weer volledig naar kantoor mogen, bieden we ook de mogelijkheid om thuis te mogen werken. Wij willen de combinatie van werk en privé gewoon optimaal maken".