Klaar voor de terugkeer naar kantoor? Start met voorbereiden!

Terug naar kantoor. Dáár kijken we met z’n allen naar uit. Zodra de vaccinaties dubbel en dwars zijn gezet, kunnen we hier serieus naartoe gaan leven. En daar moeten we nu al mee beginnen. Want tot het moment daar is en we allemaal zijn ingeënt, zijn we verbonden aan de 1,5 meter regel. Maar ook daarna zal het werkende leven nooit meer helemaal hetzelfde zijn. In het nieuwe werken komen flexibiliteit en veiligheid centraal te staan, waardoor ook de rol van kantoor in perspectief geplaatst moet worden. Hoe dit er precies uit komt te zien?

Daarover wordt flink gespeculeerd. Wat we wel weten? Dat deze transitie vraagt om organisatorische keuzes en acties, waarmee nu al een start moet worden gemaakt. We vertellen je waarom.

Laten we voorkomen dat de kantoordeuren toch weer dicht moeten

Misschien niet de belangrijkste reden, maar waarschijnlijk wel een goede motivatie om aan de slag te gaan:

Voorkomen dat de kantoordeuren, ongeacht de reden, toch weer dicht moeten.

We staan al met één been in het nieuwe normaal, en we willen vooruit in plaats van achteruit. Tegelijkertijd zien we dat disruptieve omstandigheden kunnen leiden tot snel veranderende maatregelen, en daarmee veranderende wet- en regelgeving. Belangrijk dus om hier scherp op te zijn, zodat geen regels worden overtreden en risico’s worden vermeden. Hoe zorg je ervoor dat jij, maar ook de rest van de organisatie, altijd up to date blijft?

Veiligheid kunnen garanderen, op kantoor en thuis

Nog veel belangrijker is het kunnen waarborgen van veiligheid. Van jezelf, collega’s en klanten. Op kantoor, maar ook thuis; voldoende afstand kunnen houden, maar ook niet van elkaar verwijderd raken. En dat vraagt om een aantal zaken, zoals:

• Het goed beheersbaar maken wie er naar kantoor kan;

• Gefaseerd kunnen starten: moet dit worden gedaan aan de hand van planning, het reserveren van werkplekken, of ligt die verantwoordelijkheid volledig bij de werknemers?

• Altijd inzichtelijk hebben wie aan het werk is en waar.

De toekomst is al begonnen; tijd voor een frisse blik

In korte tijd slaagden we er ineens prima in om op afstand te werken. De focus kwam hierdoor volledig op de virtual workforce te liggen. Project management, document management, virtuele meetings; alles op afstand. Maar wat wordt, met het oog hierop, de functie van kantoor? Heeft kantoor nog steeds dezelfde centrale rol binnen de organisatie?

Want ondanks het feit dat veel mensen het thuiswerken graag achter zich laten, heeft het ook inzichten opgeleverd. Bijvoorbeeld de waarde en noodzaak om jezelf af te kunnen sluiten, om werk gedaan te krijgen. Maar ook het praatje bij de koffieautomaat; even stoom afblazen, of ideeën die vlak voor, of juist na de vergadering ontstaan. Met andere woorden: wat wordt de ideale scheidingslijn tussen lul-en poetstijd? Wat is binnen de organisatie de gouden balans tussen thuis en op kantoor werken? En in hoeverre draagt de huidige indeling - ahum kantoortuin - daaraan bij? Stof tot nadenken.