Managen van werkplekken en de reiskostenvergoeding

Werkplekken reserveren is de ideale stok achter de deur voor het managen van de reiskostenvergoeding.

Over DTC Media

DTC Media is dé Automotive marketing specialist van Nederland. Het bedrijf groeit snel; met ruim 70 professionals breidt het team in rap tempo uit. Extra belangrijk dus om ervoor te waken dat niet iedereen tegelijk het kantoor komt binnenstormen. Maar ook zaken als reiskostenvergoeding moeten goed te managen zijn.

Even speuren naar de juiste tool bespaart al snel veel tijd

We spraken Mike Slutter, Planner en Applicatiebeheerder bij DTC Media. Hij vertelde ons over zijn zoektocht naar een handige tool voor het reserveren van werkplekken.

Mike: “Het gebruiksgemak wordt zeer gewaardeerd. Ook de inrichting verliep soepel en gemakkelijk. We zijn op alles voorbereid wanneer er nieuwe maatregelen komen, en we hebben alle benodigde informatie voorhanden. Bijvoorbeeld wanneer het aantal werkplekken teruggedrongen moet worden. Het is enorm fijn dat het reserveren zo eenvoudig is en dat wie wanneer op kantoor is zo makkelijk inzichtelijk te maken is.”

Soepele onboarding en een handige stok achter de deur

We horen het vaker; het zoeken naar een geschikte tool, ongeacht waarvoor, is vaak niet het probleem. Het introduceren ervan wel. Dat moet simpel zijn en vooral niks meer.

Mike: “We hebben echt wel even gezocht voordat we BookMyDesk tegenkwamen, dus: aan de slag jullie! Maar eenmaal op het spoor waren we enthousiast en konden we bovendien snel schakelen. We hebben naar alle collega’s een mailtje gestuurd met instructies, en dat was eigenlijk al voldoende. De app wijst zichzelf. Bijkomend voordeel is dat het in ieders belang is om een werkplek te reserveren, omdat aan de hand van de reserveringen de reiskostenvergoeding uitbetaald wordt.”

Bureaus beschikbaar voor verschillende gebruikersgroepen

Mike: “We werken met verschillende teams, en we merkten al snel dat het handiger is om die bij elkaar te kunnen zetten. En dat wordt lastig als elk bureau door iedereen kan worden geboekt. Met gebruikersgroepen kunnen we specifieke plekken per team of gebruikersgroep beschikbaar stellen, heel fijn. Ik heb mezelf, met mijn 2.10 meter, een eigen gebruikersgroep en bureau toegeëigend, haha!”

Blik op de toekomst

Over hybride werken zijn de meningen verdeeld. Daarom polsen we graag bij onze gebruikers hoe zij hier tegenaan kijken; weer volle bak naar kantoor of toch ook wat vaker thuis? En hoe komt kantoor er dan uit te zien?

Mike: “In de toekomst zal hybride werken wel een ding blijven. Waarschijnlijk zullen de meeste mensen het dan ook lekker vinden om een paar dagen per week thuis te werken. Bij ons is dat in ieder geval wel zo. Daar moet je als organisatie in meegaan. Wij hebben afgesproken dat iedereen minimaal twee dagen op kantoor aanwezig is en de overige dagen op kantoor mag zijn. De kunst is vooral om het goed inzichtelijk te houden en om met iedereen in contact te blijven.”

Kritische noot?

Laten we wel wezen: er is altijd ruimte voor verbetering. Daar vragen we ook geregeld naar, dus waarom het niet ook openbaar maken?

Mike: “Eigenlijk is de enige kritische noot dat het handig zou zijn om ook via desktop een werkplek te kunnen reserveren. Voor de rest horen we alleen positieve geluiden. Ja en als je dan naar de toekomst kijkt dan valt er wel wat te verzinnen. Poolauto’s kunnen reserveren, bijvoorbeeld. Of zelf kunnen bepalen welke notificaties je wel of niet krijgt.”